W jaki sposób uchronić dokumentację firmy przed utratą – archiwum w działaniu

Sporo przedsiębiorstw, zarówno z sektora publicznego jak i z prywatnego posiada dzisiaj problem z utylizacją, czyli brakowaniem zbędnych papierów. Wyjściem z tej uciążliwej sytuacji jest zatrudnienie archiwisty lub firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w działaniach archiwizacyjnych, w tym w utylizacji.

Zgodnie z obowiązującym prawem dokumenty w jednostkach państwowych mogą być utylizowane tylko po uzyskaniu zgody z archiwum państwowego, co więcej aby ją uzyskać zakład musi posiadać uporządkowane archiwa, co jednak niejednokrotnie nie jest czymś oczywistym. Niezwykle często jest to czasochłonna praca wymagająca dużej dozy cierpliwości i wiedzy na temat dzisiejszej i byłej struktury zakładu. W firmie państwowej musi działać instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna oraz JRWA (każdy z tych aktów zatwierdza archiwum państwowe), znaczy to, iż całość nieaktualnej dokumentacji (powyżej 2 lat od załatwienia sprawy) musi być w archiwum zakładowym albo składnicy akt. Jeśli te obostrzenia są spełnione archiwista może zacząć dokonywać wydzielania dokumentacji, którą trzeba zniszczyć.

dokumenty

Autor: TintedLens-Photo
Źródło: http://www.flickr.com

Po dokonaniu tych czynności przystępuje się do sporządzenia protokołu brakowania dokumentów. Polega to na odnotowaniu] wszystkich dokumentów przeznaczonych do wybrakowania oraz otrzymaniu zgody dyrektora określonej firmy na zniszczenie tych akt. Taki protokół dostarcza się do właściwego archiwum państwowego. Po otrzymaniu pozwolenia na wybrakowanie dokumentów trzeba nawiązać kontakt z firmą, w której odbędzie się utylizacja dokumentów łódź, Katowice, Warszawa – duże miasta – to tam powinniśmy szukać właściwych partnerów – skorzystaj z oferty LRG Łódź .

Gdy dojdziesz do wniosku, że przydatne okazałyby się podobne treści na prezentowany temat, to kliknij tutaj oraz sprawdź również inne wiadomości (https://www.narzedziownia-lucznik.pl/sprawdziany-produkcyjne/).

Przeważnie są to firmy całościowo trudniące się archiwizacją, czyli mające odpowiednie środki do ewidencjonowania, gromadzenia i niszczenia dokumentów. Powierzając swoje zasoby tego typu firmie koniecznym jest sprawdzenie czy posiada ona wszystkie potrzebne uprawnienia, zarówno w obrębie takich aspektów jak utylizacja dokumentów łódź, a nawet anegdotyczna Kozia Wólka powinna przedstawić taki certyfikat >> certyfikat scc, a także w zakresie ochrony danych osobowych.

Koniecznym jest sprawdzenie rzeczonych dokumentów przed oddaniem swojej dokumentacji do utylizacji. Za brak takich zezwoleń grążą poważne kary. Jeśli chodzi o firmy prywatne to do utylizacji dokumentacji nie potrzebna jest akceptacja archiwum państwowego, jednak warto zachowywać procedury dotyczące tego procesu nawet w małej firmie. Dzięki zastosowaniu jednolitego rzeczowego wykazu akt jest możliwe zachowanie porządku w dokumentacji, jak również uniknąć sytuacji, w której będzie zniszczone coś co mogłoby być potrzebne.

Należy właściwie prowadzić dokumentację swojej firmy, mimo, iż wiele razy wymaga to dużej dozy pokory i cierpliwości. Wysiłek poświęcony na uporządkowanie dokumentacji wraca w dwójnasób, gdy musimy szybko odszukać jakieś ważne pismo.