Parę zdań o tym, w jaki sposób możesz usprawnić funkcjonowanie swojej firmy

Jednym spośród najważniejszych problemów przy prowadzeniu dużego lub średniego przedsiębiorstwa jest obieg dokumentów i informacji. Zwykły, papierowy sposób jest niezbyt szybki oraz zawodny, ze względu choćby na fakt, że jakiś ważny dokument przykładowo może się gdzieś zawieruszyć, z czego następnie wynikają poważne problemy. Potrzeba usprawnienia komunikacji pomiędzy pracownikami firm i tym samym przeciwdziałania takim sytuacjom, zapoczątkowała tworzenie oprogramowania szerzej znanego pod pojęciem Workflow.

Biznesmen

Autor: http://sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu

Uogulniająco nazwa ta jest stosowana w stosunku do oprogramowania, głównie tego, które służy wspieraniu pracy w grupach. Oprogramowanie takie pozwala na ustalenie jakie role w procesie przetwarzania dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu sprecyzowanej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Dla przykładu można omówić realizację obiegu menedżery (zobacz bezpłatny dostęp) w firmie. Osoby zlecające wykonanie pracy związanej ze zorganizowaniem szkolenia aktywują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia oraz nazwiska pracowników, którzy są zobowiązani, aby wziąć w nim udział), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. Następnie dane są odbierane przez osobę realizującą zadanie (zaproponowany zostaje np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają z powrotem do decydentów, którzy zatwierdzają informacje o wykonaniu zlecenia (na przykład pozwalają na zakwaterowanie w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania.

Nauka języka w firmie

Autor: Moose.pl
Źródło: www.moose.pl

Pracownicy wykonują zlecenie, potwierdzają przejącie menedżerom (zobacz w serwisie), dokument szkolenia zostaje zrealizowany, po czym następuje akceptacja zwrotów kosztów szkolenia. Widoczne jest, że każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem pracowników wykonujących wyznaczone zadania na dokumentach i sprecyzowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to specyficzne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów umożliwiające takie działania to między innymi: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one między innymi obieg faktur, każdego rodzaju zleceń oraz informacji handlowych, obsługują faks jak również skaner, klasyfikują dokumenty oraz powalają na ich szybkie odszukanie.

To, na jaki program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależy od potrzeb firmy. Do rozważenia jest również kwestia tego, czy za program płacić, czy zdecydować się na darmowe rozwiązanie. Zainteresowanych tą kwestią zapraszam do odwiedzenia forów internetowych oraz portali producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje konkretnych programów.